LINTASRAYA.COM, PENAJAM – Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) menyelenggarakan Rapat Koordinasi (Rakor) Pengawasan Kearsipan Internal di Aula Lantai I Kantor Bupati PPU pada Senin (14/10/2024).
Acara ini dihadiri oleh berbagai pejabat penting, termasuk Sekretaris Daerah (Sekda) PPU, Tohar, yang membuka secara resmi kegiatan tersebut.
Dalam sambutannya, Tohar menyoroti pentingnya arsip sebagai salah satu elemen fundamental dalam pemerintahan. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya bermanfaat untuk menjaga dokumen, tetapi juga dapat mempercepat dan mempermudah proses penyelesaian administrasi.
Ia menekankan bahwa kendala yang sering dihadapi dalam tata kelola arsip adalah sulitnya menemukan dokumen dalam waktu yang cepat, terutama untuk berkas-berkas lama.
“Jangankan berkas yang sudah puluhan tahun, untuk mencari dokumen mingguan saja kadang membutuhkan waktu berjam-jam. Misalnya, jika kita perintahkan pencarian berkas pukul 8 pagi, syukur-syukur bisa ditemukan sebelum jam 12 siang. Ini menunjukkan betapa pentingnya arsip yang terorganisir dengan baik,” ungkap Tohar.
Ia juga mengingatkan bahwa arsip bukan hanya sekadar tumpukan dokumen, melainkan representasi dari ingatan administrasi sebuah pemerintahan.
“Pengelolaan arsip yang baik adalah kunci untuk membantu menyelesaikan berbagai persoalan, terutama yang terkait dengan pelayanan publik. Jika kita sudah tahu cara menyimpan dan mengelola dokumen dengan benar, maka banyak masalah yang bisa terselesaikan dengan lebih cepat,” tegasnya.
Tohar menyebut, Rakor ini merupakan langkah awal dalam proses perbaikan tata kelola arsip di Kabupaten PPU. Ia menekankan pentingnya melakukan evaluasi secara berkala untuk terus meningkatkan kualitas kearsipan di pemerintahan, dan berharap hasil dari rakor ini dapat dijadikan acuan untuk implementasi sistem kearsipan yang lebih baik di masa depan.
Sementara itu, Kepala Dispusip PPU, Yusuf Basra, dalam sambutannya menyatakan bahwa ini merupakan tindak lanjut dari evaluasi pengawasan kearsipan internal di Kabupaten PPU selama tahun 2024. Pengawasan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap perangkat daerah menerapkan sistem kearsipan yang sesuai standar, sehingga keaslian, integritas, dan keutuhan arsip dapat terjaga dengan baik.
“Pengawasan kearsipan adalah langkah penting untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah. Arsip yang dihasilkan oleh setiap OPD (Organisasi Perangkat Daerah) harus terjamin keautentikannya dan dapat diakses dengan mudah ketika dibutuhkan,” kata Yusuf.
Ini juga merupakan bentuk pembinaan kepada para arsiparis dan pejabat pengelola arsip di setiap perangkat daerah. Dengan adanya pengawasan kearsipan yang rutin, diharapkan dapat tercipta kesadaran yang lebih tinggi di kalangan pegawai pemerintahan mengenai pentingnya arsip sebagai bagian dari tata kelola yang baik.
Acara ini juga dihadiri oleh Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Hilman Rosmana, yang turut memberikan pandangannya terkait pengelolaan arsip. Menurut Hilman, pengawasan kearsipan di tingkat daerah harus terus ditingkatkan agar kualitas pelayanan publik dapat lebih optimal.
Rakor ini diikuti oleh para pejabat dari berbagai perangkat daerah di Kabupaten PPU serta sejumlah arsiparis dan staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan kualitas pengelolaan arsip di Kabupaten PPU dapat terus meningkat dan mendukung terciptanya pemerintahan yang lebih efisien dan transparan.(*/ADV/DiskominfoPPU/wan)
