PENAJAM, lintasraya.com – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Penajam Paser Utara (PPU) melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) melakukan pengawasan kearsipan internal di lingkungan Pemkab PPU.
Pengawasan dilakukan terhadap tujuh perangkat daerah, yakni Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Badan Kesatuan Bangsa dan Politik, Dinas Komunikasi dan Informatika, Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan, Dinas Perhubungan, Dinas Perumahan Kawasan Pemukiman dan Pertanahan serta Dinas Ketahanan Pangan. Kegiatan ini telah dimulai sejak 24 Mei 2023 dan direncanakan berlangsung hingga 21 Juni 2023. Kegiatan dilaksanakan di masing-masing perangkat daerah berdasarkan jadwal yang sudah ditentukan.
Pengelolaan arsip dilakukan guna menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, serta keselamatan dan keamanan arsip sebagai alat bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dalam mencapai tujuan tersebut, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Pengawasan kearsipan dilakukan untuk menjamin bahwa pencipta arsip pada pemerintah daerah dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Kepala Dispusip PPU Marjani saat ditemui di Kantor Dispusip, Kamis (8/6/2023) siang menyampaikan, pengarsipan ini merupakan hal penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Pengarsipan merupakan awal dari penyelenggaraan yang baik termasuk dalam mengantisipasi penyalahgunaan maupun tidak tepatnya substansi yang terkandung dalam arsip.
“Misalkan masalah arsip terkait dengan aset kemudian mungkin terkait dengan kepegawaian yg diperlukan untuk data-data kebijaksanan ke depan,” sebutnya.
Ia menyampaikan masih harus dilakukan sosialisasi atau pemahaman kepada perangkat daerah yang mana sebelum adanya Dinas Perpusip PPU, pengarsipan melekat pada masing-masing perangkat daerah dan cukup merepotkan, terutama terkait aset. Tidak adanya arsip terkait dengan aset misalnya atau pengarsipan yang tidak tepat sehingga arsip sulit ditemukan akan menyebabkan permasalahan yang rumit di kemudian hari.
“Sekalipun sebenarnya arsip itu awalnya, ketepatan misalkan atau kasusnya itu aset itu merupakan pelimpahan daripada pemerintahan di luar PPU, dalam hal ini Provinisi Kalimantan Timur ataupun kementerian yang dulu tidak otonomi daerah menjadi otonomi daerah,” jelasnya.
Pengawasan kearsipan internal tahun 2023 dilakukan dalam bentuk audit kearsipan dengan menggunakan instrumen pengawasan audit sistem kearsipan internal. Arsiparis Ahli Pertama Dispusip PPU Achmad Zaenuri menyampaikan bahwa pengawasan kearsipan ini merupakan evaluasi dan penilaian dari penyelenggara/pelaksana tata kelola kearsipan di perangkat daerah.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari kegiatan pengawasan eksternal yang dilakukan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Merujuk hasil pengawasan (sebelumnya), beberapa masalah yang banyak dihadapi di perangkat daerah itu SDM (sumber daya manusia) nya, sama proses pengelolaannya yang belum jalan. Karena memang dari sistem yang sudah pernah dilakukan selama ini kan pengelolaan arsip itu sudah seperti turun menurun. Jadi bukan merubah, tapi yang idealnya, ada ketentuannya, hanya saja memang sejauh ini belum dilakukan seperti itu.
“Yang jadi permasalahan ketika proses awal itu sudah ndak sesuai, proses berikutnya, pengelolaan, penyusutan, penyimpanan nanti pemindahan sampai penyusutannya tidak bisa berjalan. Dan akhirnya rata-rata berkas di SKPD numpuk begitu saja,” jelasnya.
Hasil pengawasan kearsipan internal akan ditindaklanjuti dalam bentuk pembinaan maupun monitoring. Kepala Dispusip PPU Marjani berharap tindak lanjut pengawasan kearsipan internal ini dapat terprogram dengan baik, dengan konsekuensi tersedianya anggaran, dan sebagainya.
Selain itu, adanya sinergitas pelaksanaan pengelolaan kearsipan baik dari Dispusip PPU maupun perangkat daerah lainnya. Kedua hal tersebut diharapkan dapat meningkatkan pengelolaan arsip di Kabupaten Penajam Paser Utara. (*/ADV/DiskominfoPPU)
