LINTASRAYA.COM, BALIKPAPAN – Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah, mengambil langkah tegas untuk meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD (Setwan) melalui program revitalisasi yang menyeluruh.
Dalam rapat staf yang berlangsung, Senin sore (17/02/2025) di Ruang Rapat Gabungan DPRD Kota Balikpapan, Arfiansyah mengungkapkan rencananya untuk memperbaiki berbagai aspek administrasi dan pelayanan publik di Setwan.
Rapat yang dihadiri oleh seluruh personel Setwan, mulai dari kepala bagian hingga staf, bertujuan untuk mengevaluasi kinerja dan mencari solusi efektif guna mendukung tugas dan fungsi DPRD. Arfiansyah menyoroti pentingnya efisiensi dan responsivitas Setwan dalam mendukung kegiatan legislatif serta memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
Dalam 50 hari pertama tahun 2025, Arfiansyah menemukan beberapa masalah utama yang menghambat kinerja Setwan. Salah satunya adalah lambatnya proses pembacaan surat masuk di e-office. Meskipun banyak surat yang masuk setiap harinya dan membutuhkan tanda tangan pimpinan, proses pembacaan dan distribusinya seringkali tertunda.
Selain itu, penyelesaian berkas perjalanan dinas (perjadin) juga sering melewati batas waktu maksimal 14 hari kalender, yang berdampak pada efisiensi administrasi. Kesiapan rapat paripurna juga menjadi perhatian khusus, mengingat peran penting Setwan dalam mendukung kelancaran agenda legislatif.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Arfiansyah merancang beberapa langkah strategis yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja Setwan secara signifikan:
1. Pengelolaan Arsip yang Lebih Baik
Arfiansyah menegaskan pentingnya penyediaan ruang arsip yang lebih memadai untuk mempermudah pengelolaan dokumen-dokumen penting yang masuk ke Setwan. Dengan pengaturan arsip yang lebih baik, diharapkan proses administrasi dapat berjalan lebih efisien dan terstruktur.
2. Digitalisasi Informasi dan Sistem Tamu
Untuk meningkatkan transparansi dan aksesibilitas, Setwan akan memasang papan informasi digital yang menampilkan agenda-agenda DPRD. Papan informasi ini akan ditempatkan di area penerimaan tamu dan dapat diakses oleh masyarakat yang ingin mengetahui jadwal kegiatan DPRD.
Selain itu, sistem penerimaan tamu di Setwan dan DPRD akan diubah menjadi sistem digital yang lebih modern dan efektif. Sistem ini mulai diterapkan pada hari rapat tersebut sebagai langkah awal menuju digitalisasi layanan di Setwan.
3. Peningkatan Kualitas SDM
Untuk meningkatkan kompetensi pegawai, Arfiansyah mengumumkan bahwa pada bulan April mendatang akan diadakan pelatihan keterampilan komputer bagi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (P3K) yang baru saja lulus perekrutan. Pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan teknis para pegawai dalam mendukung proses kerja yang lebih cepat dan akurat.
Dalam kesempatan tersebut, Arfiansyah menyatakan bahwa seluruh langkah revitalisasi ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan responsivitas Setwan dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD. Dengan digitalisasi dan perbaikan sistem kerja, diharapkan Setwan dapat lebih siap dan responsif terhadap kebutuhan DPRD serta memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
“Kami ingin memastikan bahwa Setwan mampu mendukung tugas-tugas DPRD dengan lebih efektif dan efisien. Langkah-langkah ini kami ambil agar pelayanan publik di DPRD Kota Balikpapan dapat lebih optimal,” ujar Arfiansyah dalam pernyataannya.
Ia berharap bahwa program revitalisasi ini dapat membawa perubahan positif dalam kinerja Setwan, sehingga DPRD Kota Balikpapan dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik. Selain itu, pelayanan publik yang lebih cepat dan transparan juga diharapkan dapat meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap kinerja DPRD.
Dengan komitmen yang kuat untuk melakukan perubahan, Arfiansyah optimistis bahwa Setwan dapat menjadi lembaga yang lebih profesional dan responsif dalam melayani masyarakat serta mendukung tugas-tugas DPRD Kota Balikpapan.(*/ADV/DPRD Balikpapan/wan)
